Laut der Haufe Onboarding-Studie aus dem Jahr 2023 gibt es bei 36 % der Unternehmen Kündigungen zwischen der Unterschrift und dem ersten Arbeitstag. Nur 25 % haben einen zentral organisierten Onboarding-Prozess. Gründe für diese Frühfluktuationen sind falsche Erwartungen des Onboardees, unpassendes Team oder fehlender Cultural Fit sowie mangelhaftes professionelles Onboarding. Es zeigt sich, dass Pre- und Onboarding-Prozesse für Unternehmen sehr wichtig sind. Die wichtigsten Bestandteile eines solchen Prozesses werden im Folgenden aufgezeigt.
Vor dem ersten Arbeitstag (Preboarding) sollten Hardware wie Laptop, Handy und Bildschirm ausgewählt und bestellt, sowie Accounts angelegt werden. Es empfiehlt sich, Office- und Entwickler-Software sowie HR-Tools zu installieren und eine Personalakte anzulegen. Der neue Mitarbeiter sollte Zugriff auf die digitale Personalakte erhalten und in der Buchhaltung sollten die entsprechenden Kostenträger angelegt werden. Was aus unserer Sicht besonders wichtig ist: Ein Onboarding-Partner sollte den neuen Mitarbeiter in den ersten 3 Monaten begleiten und für Fragen zur Verfügung stehen.
Das A und O am ersten Arbeitstag ist, dass der Vorgesetzte da ist. Genauso wichtig ist eine gute Vorstellungsrunde im Team oder sogar in der ganzen Firma. Auch ein persönliches Gespräch mit der Geschäftsführung hilft, die Unternehmenskultur, Historie und Vision zu kommunizieren und den ersten Eindruck zu hinterlassen.
Das Ziel aller Pre- und Onboarding-Maßnahmen ist es, den Mitarbeitenden gut ins Team und die Arbeitsabläufe einzubinden. Dazu gehört auch, die Kommunikation nach außen im Sinne von: Webseitenaktualisierung, Aktualisierung von Telefonlisten usw.
In der ersten Woche stehen meistens organisatorische Aufgaben, wie die Einführung in Zeiterfassung und genutzter Software, sowie ein Gespräch mit dem Vorgesetzten über beidseitige Erwartungen, Werte, Ziele, Ablauf der Probezeit und Feedback-Frequenz, an. Es erfolgen Produkt- und Projektvorstellungen und ggf. auch erste Schulungen. Nach 4 Wochen empfehlen wir ein geplantes Feedback-Gespräch, um zu sehen, wie es bisher läuft.
Während der nächsten Wochen gibt es dann ein weiteres Onboarding: Der oder die Neue müssen in ihre Aufgaben und (Kunden-)Projekte eingearbeitet werden. Auch hier kann eine Patenschaft dabei helfen die Einarbeitung reibungslos verlaufen zu lassen. Zum Ende der Probezeit gibt es bei der xapling ein Abendessen mit dem Vorgesetzten. Die letzten 6 Monate werden angeschaut und besprochen wie das Onboarding lief. Der Fokus liegt hierbei darauf zu lernen und zu besprechen, wie es weitergehen soll.
Das Ziel von HR muss also absolut sein, den Onboarding-Prozess zu verbessern! Dazu sollte man den Prozess aus Sicht der Organisation und des neuen Mitarbeiters betrachten. Durch einen strukturierten, digital unterstützten Prozess kann der Prozessaufwand signifikant reduziert werden und die Kosten der Personalbeschaffung können gesenkt werden, indem die Frühfluktuation verringert wird. Ein gutes Onboarding-Ergebnis führt zu einer erhöhten Produktivität der Mitarbeiter (laut Glassdoor-Studie um mehr als 70%) und stärkt die Mitarbeiterbindung um 82%, was sich positiv auf das Employer Branding auswirkt.
In unserer Podcast-Folge “Remote Onboarding – Frühfluktuation vermeiden” gehen wir noch ausführlicher auf die einzelnen Punkte ein. Leiste uns bei einem weiteren “Remote Coffee” Gesellschaft.
Hier gehts direkt zur Folge bei Spotify: https://open.spotify.com/episode/4aHQn9S6fiyTkhoyKjcET7?si=b350f01fbfaa41b0
Hier gehts direkt zur Folge bei Apple Podcasts: https://podcasts.apple.com/de/podcast/remote-onboarding-fr%C3%BChfluktuation-vermeiden/id1712641386?i=1000637168534
Und da das beste ja bekanntlich immer zum Schluss kommt, haben wir da noch was für dich: Unsere Checkliste für dein perfektes Onboarding!
https://xapling.de/wp-content/uploads/2023/12/Onboarding-Checklist.pdf